Captura de registros de horas y turnos
Tavnit lee los registros de horas que te envían, incluidos los escritos a mano y los fotografiados, y devuelve trabajador, fecha, horas y código de costo como filas. Las reglas pueden verificar los totales antes de que nada llegue a la planilla, así los errores que terminan en correcciones de pago se detectan mientras todavía son baratos.
Por qué duele
La planilla corre contra una fecha límite, y los registros de horas llegan en la forma que cada obra, sucursal o agencia use — una hoja de cálculo impresa, una hoja de papel fotografiada al final del turno, un PDF del sistema propio de un subcontratista.
Alguien los vuelve a digitar bajo presión de tiempo, que es exactamente la condición en la que ocurren los errores de transcripción. Una cifra equivocada descubierta después de correr la planilla es una corrección, un ajuste y una conversación incómoda.
Qué se extrae
| Campo | Por qué requiere cuidado |
|---|---|
| Nombre o número del trabajador | Los nombres en los registros rara vez coinciden exactamente con los de planilla — un Cleaner de búsqueda los mapea. |
| Fecha o semana de cierre | Determina a qué período de pago pertenecen las horas, y es fácil de leer mal cuando cae en el límite entre períodos. |
| Hora de entrada, salida y descansos | Extraer los componentes, y no solo el total, permite verificar el total. |
| Total de horas | Vale la pena extraerlo tal como se reportó y compararlo con el total calculado. |
| Horas extra y con recargo | Tarifas distintas, así que clasificarlas mal es un error de pago, no de redondeo. |
| Código de costo o proyecto | Alimenta el costeo por trabajo, y es el campo que más veces queda en blanco. |
Dónde se complica
El total reportado y el total real difieren más de lo que esperarías
La gente suma sus propias horas, y se equivoca. Extraer entrada, salida y descansos además del total reportado permite que un Cleaner de fórmula calcule las horas y las compare — las discrepancias que salen a la luz suelen ser errores aritméticos reales, no errores de extracción.
Los registros a mano son el caso difícil, y son comunes
El trabajo en obra y por turnos todavía corre sobre papel fotografiado al final del día. La escritura a mano se extrae, pero la confianza varía, y este es un caso donde enviar a revisión las capturas inciertas es mejor que descubrir el problema en un comprobante de pago.
Los nombres del registro no son los nombres de planilla
“Carlos R.”, “Carlos Rodríguez” y un número de empleado se refieren a la misma persona, y la planilla necesita el número. Un Cleaner de búsqueda cruza los nombres reportados contra tu lista de trabajadores durante el procesamiento, así las entradas sin correspondencia se marcan en lugar de adivinarse.
Cómo lo resuelve el proceso
- Correo electrónico — Las obras y las agencias envían las hojas por correo al cierre de la semana; reenviarlas las procesa en cuanto llegan.
- Splitters — Un solo PDF con las hojas de toda una cuadrilla se convierte en un Run por trabajador.
- Cleaners — Calcula horas a partir de los tiempos, cruza nombres con los registros de planilla y marca los totales que no cuadran.
- Revisión humana — Solo las hojas que fallan una verificación llegan a una persona, que es lo que hace esto viable con una fecha límite de planilla encima.
La documentación técnica enlazada está en inglés.
Preguntas frecuentes
- ¿Puede leer registros de horas escritos a mano?
- Sí. La escritura a mano se extrae igual que el texto impreso, aunque la confianza varía con la legibilidad — por eso vale la pena activar aquí el envío a revisión de las hojas inciertas.
- ¿Puede verificar que las horas sumen bien?
- Sí. Extrae entrada, salida y descansos junto con el total reportado, y un Cleaner de fórmula calcula las horas y marca cualquier hoja donde los dos no coincidan.
- ¿Y si los nombres no coinciden con nuestro sistema de planilla?
- Un Cleaner de búsqueda cruza los nombres reportados contra tu lista de trabajadores durante el procesamiento. Las entradas que no puede emparejar se marcan en lugar de adivinarse, así nada llega a la planilla sin atribuir.
Otros tipos de documento
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