Software de PO matching: conciliación de órdenes de compra con facturas
Tavnit lee órdenes de compra y facturas, extrae número de OC, proveedor, SKU, cantidades y precios como campos tipados, y empareja cada línea de la factura con su línea de la OC aunque el proveedor lo describa distinto. El encabezado se concilia por número de OC; las líneas, en un Matcher; lo que no coincide se detiene ante un revisor.
Por qué duele
La conciliación de órdenes de compra es la verificación de que lo facturado es lo que se pidió. En la mayoría de los equipos todavía se hace a ojo: alguien de cuentas por pagar abre el PDF de la factura, busca la orden de compra (OC) y compara cantidades y precios línea por línea. Es lento, y es justo donde se cuelan los dos errores caros — una cantidad equivocada y un precio unitario equivocado — porque se ven exactamente igual que los correctos.
Las herramientas de conciliación automática de los ERP asumen que ambos documentos ya están estructurados. No lo están. La OC salió de tu sistema, pero la factura salió del sistema del proveedor, como PDF, con sus códigos de artículo y su propio diseño. Llevarla a una forma comparable es la mitad del problema que sigue sin resolverse, y es la mitad que hace Tavnit.
Qué se extrae
| Campo | Por qué requiere cuidado |
|---|---|
| Número de OC | La llave con la que se une todo. Extráelo como texto: los prefijos y los ceros a la izquierda importan, y cada proveedor lo coloca en un lugar distinto de la factura. |
| Proveedor y comprador | El nombre que el proveedor escribe en su factura rara vez coincide al pie de la letra con tu registro de proveedores. Un Cleaner de búsqueda lo resuelve a tu ID de proveedor. |
| Líneas: descripción, SKU, cantidad | Una tabla repetida en ambos documentos. Los códigos del proveedor casi nunca son los tuyos y las descripciones cambian de redacción — eso es lo que hace difícil emparejar líneas. |
| Precio unitario e importe de la línea | Los dos, para verificar que precio unitario × cantidad cuadra en la propia factura antes de compararla con la OC. |
| Totales de la factura y de la OC | La conciliación a nivel de encabezado. Un total que coincide mientras una línea no coincide es un intercambio de cantidad por precio — el caso que una verificación de solo totales deja pasar. |
| Fecha de entrega y referencia de la nota de entrega | El tercer documento en una conciliación de tres vías. Las notas de entrega se extraen de la misma forma; mira la página de notas de entrega. |
| Condiciones de pago y moneda | Campos cortos con consecuencias desproporcionadas cuando la factura no coincide con la OC. |
Dónde se complica
De dos vías o de tres: la conciliación solo funciona si las estructuras coinciden
Una conciliación de dos vías compara la factura con la OC; una de tres vías suma la nota de recepción. Las dos se caen cuando los documentos se extraen con nombres de campo distintos. Pasar OC, facturas y notas de entrega por Flows que comparten el mismo esquema de campos — número de OC, SKU, cantidad, precio unitario — es lo que convierte la conciliación en una comparación, en lugar de una lectura de documentos.
Los códigos del proveedor no son tus códigos
La OC lista tu SKU; la factura lista el del proveedor. Un Cleaner de búsqueda mapea los códigos del proveedor a tus SKU contra tus datos de referencia durante el procesamiento, así la factura llega ya traducida. Donde no existe referencia, un Matcher empareja las líneas por el significado de la descripción — semántico, no exacto — con un desempate por LLM para los pares dudosos.
Conciliación por línea, no solo por totales
Define el Run de la OC como base (modo benchmark) y el Run de la factura como el que se compara contra ella. El Matcher empareja cada línea de la factura con una línea de la OC y pone cantidad y precio unitario lado a lado; las líneas sin pareja se listan como advertencias en lugar de desaparecer en silencio. Una verificación de solo totales aprobaría una factura que cobra el importe correcto por los artículos equivocados.
Solo las excepciones deberían llegar a una persona
Revisar cada factura reproduce el proceso manual. Un Cleaner de fórmula verifica que precio unitario × cantidad sea igual al importe de la línea en la propia factura, y una condición marca las líneas fuera de la tolerancia que tú definas. La revisión humana se activa solo para los Runs marcados, así el revisor ve las tres facturas que no cuadran, no las trescientas que sí.
Cómo lo resuelve el proceso
- Collections — Los proveedores envían OC, facturas y notas de entrega a una sola dirección. Collections clasifica cada documento y lo envía al Flow correcto.
- Cleaners — Mapea códigos de artículo y nombres de proveedor a tus datos maestros por búsqueda, verifica la aritmética de cada línea y marca los valores fuera de tolerancia.
- Buckets — Guarda OC y facturas en la misma estructura, así la conciliación a nivel de encabezado es una consulta por número de OC.
- Revisión humana — Solo las facturas marcadas se detienen para un revisor con nombre, con una bitácora de auditoría de solo anexar que registra quién aprobó qué.
- API — Envía las facturas conciliadas y aprobadas a tu ERP o sistema de cuentas por pagar sin un paso manual.
La documentación técnica enlazada está en inglés.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es el PO matching o conciliación de órdenes de compra?
- Es la verificación de que una factura coincide con la orden de compra que factura: mismo proveedor, mismos artículos, mismas cantidades y precios. Una conciliación de dos vías compara la factura con la OC; una de tres vías revisa además la nota de recepción. Es el control que evita pagarle a un proveedor por algo que no se pidió o no se entregó.
- ¿Tavnit puede conciliar facturas con órdenes de compra automáticamente?
- Sí. Extrae ambos documentos en la misma estructura de campos y la conciliación a nivel de encabezado se vuelve una consulta por número de OC en tu Bucket. Para la conciliación por línea, un Matcher en modo benchmark toma la OC como base y empareja cada línea de la factura con ella, mostrando cantidad y precio unitario lado a lado. Las líneas que no encuentran pareja se listan como advertencias.
- ¿Y si el proveedor usa sus propios códigos o descripciones?
- Un Cleaner de búsqueda mapea los códigos del proveedor a tus SKU durante el procesamiento cuando tienes datos de referencia. Cuando no los tienes, el Matcher empareja las líneas por el significado de la descripción y no por el texto exacto, con un desempate por LLM para los pares dudosos, así “Widget azul paq. 10” y “WIDGET-AZL x10” caen en la misma fila.
- ¿Qué pasa cuando una factura no coincide con la OC?
- Se detiene. Un Cleaner de condición marca el Run y la revisión humana lo envía a un revisor con nombre, que ve la factura, los valores extraídos y la diferencia. Las facturas que sí coinciden pasan directo a tu ERP por API o webhook. Cada vista, edición y aprobación queda escrita en una bitácora de auditoría de solo anexar.
- ¿Hace conciliación de tres vías con notas de entrega?
- Las notas de entrega y las notas de recepción se extraen igual que las OC y las facturas — incluidas las cantidades escritas a mano en pruebas de entrega firmadas — en la misma estructura de campos, así que la tercera pata de la conciliación es un tercer Run comparado contra la OC.
- ¿Tenemos que cambiar nuestro ERP?
- No. Tavnit se coloca delante de él: los documentos llegan por correo o API, se extraen y concilian, y los resultados aprobados se entregan a tu ERP o sistema de cuentas por pagar por API REST o webhook. Hay recetas para Zapier, Make y n8n para equipos que prefieren no escribir código.
- ¿Las líneas de detalle salen por separado?
- Sí. Las líneas son campos de tabla, así que cada fila devuelve SKU, descripción, cantidad, precio unitario e importe como valores tipados separados — que es lo que hace posible la comparación por línea.
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