Extracción automática de datos de facturas
Tavnit lee facturas de proveedores en cualquier formato y devuelve proveedor, número de factura, fechas, impuesto, totales y cada línea de detalle como campos tipificados. Sin plantillas por proveedor. Nada se registra en tu contabilidad hasta que un revisor lo aprueba, y cada aprobación queda registrada.
Por qué duele
Cuentas por pagar es la versión clásica de este problema: los mismos ocho campos, re-tipeados desde cien formatos distintos, cada mes. Cada proveedor diseña su factura a su manera, algunos mandan escaneos, otros mandan fotos de escaneos, y los que cambian de formato lo hacen sin avisar.
Las herramientas basadas en plantillas resuelven mal la primera parte: configuras un formato por proveedor, y cada proveedor nuevo es una tarea de configuración. En cuanto un proveedor rediseña su factura, la plantilla se rompe en silencio y los errores fluyen río abajo hasta tu contabilidad.
Qué se extrae
| Campo | Por qué requiere cuidado |
|---|---|
| Nombre y dirección del proveedor | Con frecuencia difiere del nombre comercial que tienes registrado — un Cleaner de búsqueda puede emparejarlo con tu lista de proveedores. |
| Número de factura | Se tipifica como texto, no como número. Los ceros a la izquierda y los prefijos importan, y un parseo numérico los destruye. |
| Fecha de emisión y de vencimiento | Los formatos varían por país. Un Cleaner de fecha normaliza DD/MM y MM/DD a un solo formato de salida. |
| Líneas de detalle | Una tabla repetitiva: descripción, cantidad, precio unitario, importe. La parte que la mayoría de las herramientas omite o aplana. |
| Subtotal, impuesto, descuento y total | Vale la pena extraer los cuatro para poder verificar la aritmética en vez de confiar en ella. |
| Moneda | Un Cleaner de moneda puede convertirla a tu moneda de reporte en el mismo paso. |
| Número de orden de compra (OC) | Cuando está presente, es lo que permite emparejar la factura con la orden de compra automáticamente. |
Dónde se complica
Las líneas de detalle son donde la extracción suele fallar
Los campos de encabezado son fáciles. Una tabla que cruza un salto de página, tiene celdas combinadas o parte las descripciones en dos renglones es donde la mayoría de las herramientas devuelve algo plausible y equivocado. Los campos de tabla de un Flow tratan las filas repetidas como filas, así que una factura de cinco líneas devuelve cinco registros y no un bloque de texto.
Un total equivocado se ve exactamente igual que uno correcto
No hay diferencia visual entre un $1,240.00 bien leído y un $1,240.00 mal leído que en realidad era $1,249.00. Ese es el argumento a favor de la revisión condicional: una regla en un Cleaner puede comprobar que las líneas sumen el subtotal y enviar a revisión humana solo las que fallan, para que no tengas que revisar todo con tal de atrapar las pocas que importan.
Varias facturas llegan en un solo PDF
Un estado de cuenta del proveedor o un lote escaneado suele contener varias facturas en un mismo archivo. Un Splitter las separa primero, para que cada una sea su propio Run con su propio registro extraído, en lugar de una mezcla imposible de conciliar.
Cómo lo resuelve el proceso
- Correo electrónico — Los proveedores ya mandan las facturas por correo. Reenvía automáticamente la bandeja de cuentas por pagar y cada adjunto se procesa sin que nadie abra la aplicación.
- Splitters — Separa los escaneos en lote o engrapados en facturas individuales antes de la extracción.
- Cleaners — Normaliza fechas, convierte monedas, empareja proveedores contra tu lista y marca la aritmética que no cuadra.
- Revisión humana — Retiene la ejecución hasta que alguien la apruebe — cada factura, o solo las que una regla marcó — con un registro de solo anexar de quién aprobó qué.
- Webhooks — Envía el registro aprobado directo a tu sistema contable en el momento en que pasa la revisión.
La documentación técnica enlazada está en inglés.
Preguntas frecuentes
- ¿Procesa facturas escaneadas o fotografiadas?
- Sí. Escaneos, fotos y PDFs de imagen pasan por OCR antes de la extracción. La calidad sigue importando — un escaneo nítido se extrae con más confiabilidad que una foto de celular en ángulo — y por eso existe la revisión para los casos marginales.
- ¿Tengo que configurar una plantilla por proveedor?
- No. Defines una sola vez los campos que quieres, y el mismo Flow lee facturas de cualquier proveedor en cualquier formato. Agregar un proveedor nuevo no requiere configuración.
- ¿Extrae las líneas de detalle, no solo los totales?
- Sí. Las líneas se definen como campos de tabla, así que una tabla repetitiva devuelve un registro por fila con descripción, cantidad, precio unitario e importe tipificados por separado.
- ¿Cómo maneja distintas monedas?
- La moneda se extrae como un campo propio, y un Cleaner puede convertir los importes a tu moneda de reporte durante el procesamiento, para que los sistemas posteriores reciban una sola unidad consistente.
Otros tipos de documento
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