Fillers

Un Filler completa formularios PDF por ti. Combina una o más plantillas PDF rellenables con entradas (slots), cada una extraída por un Flow, y asigna a cada campo del formulario un valor de esas entradas. Cada fill produce una copia completada de cada plantilla.

Piensa en una declaración aduanera que necesita datos de una factura comercial y de un conocimiento de embarque. La factura y el conocimiento de embarque son dos entradas, cada una leída por su propio Flow; la declaración es la plantilla. Suelta los dos documentos en un fill nuevo y Tavnit te entrega la declaración llena.

1. 1Abre Fillers, haz clic en “Nuevo Filler” y nómbralo según el formulario que rellena (al menos 3 caracteres). La descripción es opcional.
2. 2En la pestaña Configuración, agrega las Entradas: una por documento de origen. Haz clic en Agregar entrada, ponle un nombre (p. ej., “Factura Comercial”) y elige su Flow de extracción. Márcala como Requerida u Opcional.
3. 3En Plantillas PDF, haz clic en Agregar PDF y sube cada formulario rellenable que este Filler completa. Tavnit indica cuántos campos rellenables detectó.
4. 4En Asignación de campos, haz clic en Editar asignaciones en cada plantilla, conecta sus campos con las entradas (lo vemos abajo) y luego Guardar asignaciones.
5. 5Haz clic en Guardar en el encabezado. Cuando la lista de pasos muestre Listo para llenar, inicia fills desde la pestaña Fills.

El diálogo de asignación lista todos los campos rellenables de la plantilla. Para cada uno, elige una entrada y un campo del Flow de esa entrada. Los campos sin asignar quedan en blanco.

• Los Campos individuales toman el primer valor no vacío del campo asignado en los resultados de la entrada.
• Columnas de tabla: los formularios suelen repetir una línea por artículo (item1_qty, item2_qty…). Tavnit detecta estos grupos; asigna la columna una vez y cada fila de los resultados del documento llena su propia línea, en orden. Elige Asignar el campo de cada fila individualmente para separar un grupo.
• Cuando el Flow de la entrada está vinculado a un Cleaner, el diálogo ofrece las columnas de salida del Cleaner, incluidos los campos calculados y de búsqueda, porque eso es lo que terminan conteniendo los Runs del Flow.
• Rellenado humano marca un campo individual como uno que una persona escribe durante la revisión, con una etiqueta opcional para la lista. Lo vemos en Revisión humana, más abajo.

Las casillas de verificación se marcan cuando el valor asignado es yes, true, on, 1, x o checked.

Un fill reúne un Run completado por entrada y luego rellena cada plantilla. Puedes alimentarlo de tres formas y combinarlas.

Las subidas deben ser archivos PDF o de imagen (PNG, JPG, JPEG). Iniciar fill vacío abre un fill sin documentos para que alimentes las entradas una por una.

El momento en que se dispara el fill depende del ajuste ¿Cuándo se rellena el formulario? en la pestaña Ajustes del Filler:

Rellenar ahora también funciona en un Filler automático: si todavía hay Runs procesándose, el fill los espera y luego rellena. Cancelar deja de recopilar; los Runs ya adjuntados se conservan.

Mientras recopila, un Run fallido solo deja su entrada vacía: sube un reemplazo o adjunta otro Run. Cuando el fill ya está esperando Runs, una entrada requerida fallida hace fallar el fill.

Activa la revisión en la pestaña Revisión Humana del Filler y elige a los revisores. Cada fill se pausa entonces como Esperando revisión HITL con los formularios ya rellenados, y no se envía nada hasta que un revisor lo apruebe.

• El revisor ve el formulario rellenado junto a los documentos de origen, puede corregir cualquier valor y escribe los campos de Rellenado humano; al hacer clic en un campo salta a su casilla en el formulario.
• Al aprobar, los formularios se vuelven a rellenar con los valores del revisor y se liberan las salidas. Se puede aprobar con campos humanos en blanco; quedan registrados en el historial de auditoría del fill.
• Asignar cualquier campo de Rellenado humano hace que cada fill se pause para revisión aunque el interruptor esté apagado, porque una persona tiene que escribirlo.

Los fills pausados aparecen en la cola de Revisión Humana de los revisores.

• En la página del fill: Descargar PDF rellenado por plantilla, o Descargar todos, además de una tabla de Valores de los campos con cada campo del PDF, su valor y su origen.
• Salida por Email: la dirección recibe cada PDF rellenado como adjunto.
• Webhook: envía por POST un JSON con el resultado y los valores de los campos; consulta los webhooks.
• Una notificación en la app para la persona que inició el fill.

Un Filler también puede ser un paso de un Pipeline, alimentado por los Flows anteriores.

Copia el ID del Filler desde su pestaña y llama a la API REST con tu X-API-Key:

Los PDFs rellenados te llegan por la salida de correo o de webhook del Filler.

• Los Administradores y Propietarios crean Fillers. Quien creó un Filler también puede editarlo o eliminarlo.
• Todos los miembros excepto los usuarios Solo HITL pueden ejecutar fills.
• Un Filler inactivo no puede iniciar fills nuevos. Actívalo con el interruptor Activo en el encabezado de la página.

• Las plantillas deben ser PDFs con campos rellenables (AcroForm). Un PDF plano o escaneado no tiene dónde escribir: Tavnit te avisa, y los fills quedarían vacíos.
• Los formularios creados con Adobe LiveCycle (XFA) son compatibles: Tavnit llena sus campos AcroForm y quita la capa XFA para que los valores se vean en cualquier visor.
• Reemplazar el PDF de una plantilla conserva sus asignaciones. Usa un PDF con los mismos nombres de campo, o vuelve a asignarlos.
• Quitar una plantilla elimina sus asignaciones; los fills completados conservan sus copias rellenadas.