Colecciones

Una Colección agrupa varios Flows (y, si quieres, Splitters) detrás de un solo punto de entrada. Cuando llega un documento, Tavnit mira su primera página, compara lo que ve con los nombres y las descripciones de los destinos de la Colección y reenvía el documento al que coincide. Así puedes dar una sola dirección para documentos que no puedes clasificar de antemano.

La decisión de enrutamiento se toma a partir del propio documento: encabezados, títulos, logotipos, diseño y texto identificador como nombres de empresas y números de formulario. Es un paso de clasificación, no de extracción: una vez elegido el destino, ese Flow procesa el documento exactamente como si se lo hubieras enviado directamente.

Envía los documentos directo a un Flow cuando ya sabes qué son. Usa una Colección cuando el remitente es un solo canal pero el contenido varía, y decidir qué Flow aplica sería de otro modo el trabajo manual de alguien.

Si quien envía conoce el tipo, díselo al Flow.

Una Colección es un nombre, una lista de destinos y un comportamiento predeterminado. El trabajo está en los destinos: la calidad del enrutamiento depende casi por completo de qué tan bien describe cada Flow lo que maneja.

1. 1Abre Colecciones y haz clic en Crear Colección. Ponle el nombre del origen de los documentos (Portal de proveedores Acme, no Colección 2) y, si quieres, agrega una descripción.
2. 2En Flows, marca cada Flow activo que deba ser un destino posible. Se necesita al menos uno.
3. 3En Splitters, marca opcionalmente los Splitters que deban recibir archivos que juntan varios documentos.
4. 4En Comportamiento Predeterminado, elige qué sucede cuando la IA no puede determinar el Flow correcto: Cancelar el Run, o Enviar a un Flow predeterminado elegido entre los Flows de la Colección.
5. 5Opcionalmente, activa el Disparador por Email. La dirección se genera cuando se crea la Colección.
6. 6Envía documentos (con Run, por correo o por la API) y luego revisa Runs Recientes para mejorar cualquier descripción que haya producido una decisión equivocada.

Todo se puede cambiar después desde la página de detalle de la Colección, cuyo panel izquierdo tiene Flows, Splitters, Runs Recientes, Disparador por Email, Flow de Respaldo (el ajuste de Comportamiento Predeterminado) e ID de la Colección. El interruptor de la barra superior activa o desactiva la Colección; las colecciones inactivas rechazan nuevos Runs. Los Admins y Owners pueden crear Colecciones; quien la creó, los Admins y los Owners pueden editarla y eliminarla.

El nombre y la descripción de cada destino son lo único con lo que el enrutador compara el documento. Un Flow llamado Flow 3 sin descripción no puede recibir documentos de forma confiable, por muy distintivo que sea el documento.

• Describe lo que se ve en la primera página, porque eso es lo que ve el enrutador. En una hoja de cálculo, es la parte superior de su primera hoja visible.
• Nombra al emisor cuando varios Flows manejan el mismo tipo de documento para distintos proveedores.
• Di qué no es un tipo de documento cuando dos de tus Flows se confunden fácilmente.
• Evita dos Flows con descripciones que se traslapan: el enrutador tiene instrucciones de abstenerse cuando la coincidencia es ambigua en lugar de adivinar.

Cada documento crea un Run de Colección que pasa por un pequeño conjunto de estados. El enrutamiento se decide una sola vez, a partir de la primera página, y la decisión se registra con un motivo escrito.

Los destinos de una Colección no se limitan a Flows. Puedes agregar un Splitter como destino, para que un archivo que junta varios documentos se divida primero y cada parte se enrute después, en lugar de extraerse como si fuera un solo documento.

• Los destinos Splitter se le describen al enrutador como Splitters, así que solo elige uno cuando el archivo claramente junta varios documentos.
• Un documento individual siempre se envía a un Flow, nunca a un Splitter.
• Cada parte que produce el Splitter sigue por el pipeline por su cuenta.

Una Colección acepta documentos de tres formas: subida en la app, su propia dirección de correo o la API. El enrutamiento funciona igual sin importar cuál uses, y cada Run registra de qué origen vino.

Subida en la app. Haz clic en Run en la barra superior de la Colección (está desactivado mientras la Colección esté inactiva). El diálogo Nuevo Run de Colección acepta varios archivos a la vez, y cada archivo se convierte en su propio Run de Colección.

Correo. Abre Disparador por Email, actívalo y copia la Dirección de Bandeja. Cada adjunto se convierte en su propio Run de Colección. Debajo de la dirección hay dos ajustes opcionales:

• Remitentes Permitidos: solo estas direcciones pueden disparar un Run. Deja la lista vacía para aceptar correos de cualquier remitente.
• Procesar Cuerpo del Correo: enruta el mensaje en sí, no solo sus adjuntos. Elige Solo cuando no hay adjuntos (una nota que acompaña a un documento adjunto se omite, así un correo nunca inicia dos Runs) o Siempre (el cuerpo se procesa junto a cada adjunto, cada uno en su propio Run). Primero el cuerpo se convierte en PDF, así aparece en la revisión como cualquier otro documento; las imágenes del mensaje no se leen.

La dirección es distinta de la de cualquier Flow. Consulta integración por correo para ver los formatos de dirección y qué pasa con los adjuntos que no se pueden procesar.

Copia el ID en el panel ID de la Colección y envía documentos con tu clave de API. La llamada responde en cuanto el archivo queda guardado, antes de enrutar.

Consulta la página de la API para la autenticación, las formas completas de solicitud y respuesta, y cómo seguir el Run del Flow resultante.

Runs Recientes es donde revisas y ajustas el enrutamiento. Se actualiza en vivo, se puede filtrar por estado y lista cada documento con su hora, su origen, el remitente en los Runs por correo y el Flow o Splitter al que se envió.

• Haz clic en un Run enrutado para abrir el Run del Flow (o la separación) que creó, con sus datos extraídos.
• Haz clic en un Run que no llegó a un destino para abrir el diálogo Run de Colección: estado, documento, origen, la razón de enrutamiento escrita y cualquier mensaje de error. Un Run que todavía está pendiente o enrutándose se puede cancelar desde ahí con Cancelar Run.
• Un Run que usó el Flow predeterminado muestra ese Flow como destino; su motivo empieza con “No clear match. Using default flow.”