Flows

Un Flow es la definición de un tipo de documento: los campos que quieres extraer, las pistas que le dicen a la IA dónde encontrarlos y todo lo que se conecta después. Es el objeto de Tavnit que convierte un documento en datos; las Colecciones, los Subjects, los Splitters y los Cleaners existen para alimentar o refinar lo que produce un Flow.

No hay que dibujar plantillas ni mapear coordenadas. Describes los campos en lenguaje simple y el Flow funciona con distintos diseños, así que un solo Flow de Facturas de proveedores puede procesar veinte proveedores cuyas facturas no se parecen en nada. Por eso mismo, el esquema y sus pistas son donde se gana o se pierde casi toda la calidad de la extracción.

Haz clic en Crear Flow en la página Flows y Tavnit te pregunta “¿Cómo quieres empezar?”. Los tres caminos terminan en el mismo Flow editable, así que elige el que te dé un buen primer borrador más rápido.

Las plantillas de Tavnit cubren facturas, órdenes de compra, recibos, estados de cuenta, guías de remisión, resultados de laboratorio, contratos, cotizaciones, notas de crédito, documentos de identidad y currículums. Si respondiste las preguntas de bienvenida al crear tu organización, las plantillas que coinciden con tus documentos aparecen primero, y la página de Flows vacía te ofrece crearlas todas en un clic con Crear estos flows.

Todos los caminos terminan con un nombre (al menos 3 caracteres) y una descripción (al menos 10 caracteres). El Flow se abre en el builder con una guía corta, “Configura tu flow”, y queda Activo desde el inicio; usa el interruptor de la barra superior para desactivarlo. Un Flow inactivo no se puede ejecutar.

Cada campo es de uno de dos tipos, según si el valor aparece una vez por documento o una vez por línea. Es la decisión con más consecuencias del esquema: define la forma del payload de tu webhook, de las filas de tu Bucket, de tu CSV y de tu pantalla de revisión.

Un Flow con solo campos de metadatos (un documento de identidad, un certificado, un formulario de una página) devuelve una sola fila por documento con esos valores, así que el resultado llega igual a tu vista de tabla, Bucket, webhook y correo, como cualquier otro Run.

Un Flow también puede agregar Columnas del Sistema a cada fila que produce: el ID del Flow, el nombre del Flow y el ID del Run. Actívalas cuando varios Flows escriben en un mismo Bucket y necesitas saber de qué documento viene cada fila.

Cada campo tiene un tipo. Los tipos no son decorativos: deciden si un valor se ordena, se suma, se compara en una regla de un Cleaner y se grafica correctamente. Definirlos bien en el Flow ahorra trabajo en cada etapa posterior.

El editor de campos muestra los nombres de los tipos en inglés, así que la tabla los cita tal como aparecen en pantalla.

Las pistas te permiten desambiguar un campo sin escribir una plantilla. Importan sobre todo cuando un documento tiene varios valores parecidos: tres fechas, dos totales, un número de orden y un número de factura en el mismo encabezado.

En un campo de metadatos puedes combinar cualquiera de estas:

En un campo de tabla las pistas son distintas, porque la IA ubica una columna y no un punto de la página:

Los valores de ejemplo no aplican a los campos Date ni Image, así que pon cualquier indicación sobre fechas en el cuadro de pistas adicionales.

Algunas columnas de tabla tienen varios valores en una sola celda, como un desglose de tallas y cantidades del tipo S:2 M:5 L:3 impreso en un mismo recuadro. Un campo compuesto divide esa celda en subcampos, así cada parte queda como un valor propio y no como un texto que tengas que procesar después.

1. 1Agrega un campo de tabla y activa Composite Field.
2. 2Define los subcampos que forman la celda, por ejemplo size como texto y quantity como número.
3. 3Agrega valores de ejemplo que muestren cómo aparece la agrupación en tus documentos.

Los subcampos contienen valores individuales, así que pueden ser Text, Number, Date o Mixed/Alphanumeric, pero no Image. Los campos compuestos solo existen en los campos de tabla, porque su razón de ser es desarmar una celda que se repite.

Un campo Image extrae una figura del documento en lugar de texto: la foto de un producto, una firma, un sello, un logotipo. Un campo de imagen de metadatos guarda una imagen por documento; un campo de imagen de tabla le da a cada fila la imagen que le corresponde.

• Las imágenes se guardan de forma privada, así que llegan como enlaces temporales y no como bytes
• El mismo tipo de enlace aparece en el payload del webhook, en la salida por correo y en la celda del CSV; una exportación desde la página del Run genera enlaces nuevos
• Los enlaces de las entregas son válidos por siete días: descarga la imagen en lugar de guardar el enlace
• Los campos Image no pueden ser compuestos ni aceptar varios valores, y las pistas de valores de ejemplo no aplican

Construye primero los campos de metadatos, luego los de tabla y al final las pistas. Prueba pronto con un documento real: un esquema que se ve bien en papel y uno que resiste tus documentos reales son cosas distintas.

1. 1Haz clic en Crear Flow y elige una plantilla, una sugerencia con IA o un Flow desde cero. Dale un nombre que describa el documento (Facturas de proveedores) y una descripción real: mejora la precisión de la extracción y es lo que una Colección usa después para enrutar.
2. 2En Campos de Metadatos, haz clic en Agregar Campo por cada valor que aparece una vez por documento y define el tipo de dato a medida que avanzas.
3. 3En Campos de Tabla, agrega un campo por cada columna de la tabla repetitiva de líneas.
4. 4Agrega pistas de extracción solo a los campos que las necesitan.
5. 5El Flow ya está Activo. Haz clic en Run, procesa un documento real y compara el resultado con el original.

Arrastra los campos por su asa para cambiar su orden.

Un Flow acepta PDF, imágenes y hojas de cálculo por cualquier vía: subida, correo y API. Tavnit decide cómo leer cada archivo, así que no tienes que configurar nada por formato.

Las hojas muy grandes se rechazan con un error claro. Para procesar cada hoja de un libro como un documento propio, envíalo a un Splitter.

El esquema decide qué sale; el resto del Flow decide qué pasa con eso. Cada elemento es independiente: asocia solo lo que necesites, en cualquier orden y en cualquier momento.

Opciones del Disparador por Email. Con el disparador activado, el panel muestra la dirección de bandeja del Flow y dos ajustes. Remitentes Permitidos limita quién puede iniciar un Run por correo; deja la lista vacía para aceptar cualquier remitente. Procesar Cuerpo del Correo también extrae del texto del mensaje, ya sea Solo cuando no hay adjuntos (la opción por defecto, para que una nota de presentación nunca inicie un segundo Run) o Siempre. La dirección del remitente queda registrada en cada Run y se muestra en la página Runs. Integración por correo explica los detalles.

Cuando un Flow ya procesó algunos documentos, el botón Diagnosticar de la barra superior del Flow abre el Doctor del flow. Estudia tus Runs completados recientes, encuentra los campos que salen vacíos o con el tipo equivocado una y otra vez, y propone correcciones.

1. 1Abre el Flow y haz clic en Diagnosticar. El botón aparece para Propietarios y Administradores cuando el Flow tiene al menos un campo.
2. 2Tavnit lee los Runs recientes, vuelve a leer algunos de los documentos donde fallaron campos y redacta correcciones. Tarda unos momentos.
3. 3Revisa el resultado. Cada campo con problemas muestra con qué frecuencia salió vacío o con el tipo incorrecto, con su pista en dos versiones, Actual y Propuesto. También puede ofrecerte una Descripción sugerida.
4. 4Conserva o edita las correcciones con las que estés de acuerdo y haz clic en Aplicar. Nada cambia hasta que aplicas; si cierras el panel, las propuestas se descartan.

Si todo está bien, verás “La extracción se ve saludable”. Diagnosticar solo se ejecuta cuando haces clic. Después de aplicar correcciones, vuelve a procesar un documento real para confirmar que ayudaron.

La página Runs lista todos los Runs de tu organización; cada Flow también tiene su pestaña Runs Recientes. Usa Filtrar para acotar por estado, rango de fechas, Flow, usuario, origen o un ID de Run pegado.

La columna Iniciado Por muestra quién inició el Run: el usuario en una subida, o la dirección del remitente en un Run que llegó por correo. La columna Origen indica cómo llegó: carga manual, API, correo, etc.

La mayoría de los fallos son culpa del documento (un archivo ilegible o un tipo no soportado) y reintentar no ayudaría. Algunos no: un worker de procesamiento se reinicia a mitad del Run o un proveedor de IA tiene una caída temporal. Para esos casos, una organización puede hacer que Tavnit reintente por su cuenta.

1. 1Ve a Configuración → Organización → Runs fallidos. Solo el Propietario ve esta pestaña.
2. 2Activa Reintentar automáticamente los runs fallidos.
3. 3Define Reintentos máximos por run en 1, 2 o 3.

• Un Run reintentado conserva el mismo ID, así que las consultas a la API, los webhooks y los enlaces siguen funcionando.
• Las salidas solo se disparan cuando un Run se completa, así que un reintento nunca entrega un documento dos veces.
• Nunca se reintentan: archivos inválidos, tipos no soportados, Runs cancelados, Runs en pausa para revisión y Runs creados hace más de un día.
• Un Run que se pierde por el reinicio de un worker se detecta automáticamente. Con el reintento automático activado vuelve a la cola; con él desactivado, se marca como Fallido.
• La página del Run lista los Intentos anteriores, cada uno marcado como Worker perdido o Falló con su error, y la lista de Runs muestra una insignia de reintento.

Para enterarte de los Runs que terminan fallando, agrega direcciones en Notificaciones de Fallo de Run, en la misma pestaña.

Cuando un campo sale mal, la solución casi siempre está en la definición del campo y no en el documento. Si el Flow ya tiene Runs, empieza con Diagnosticar; luego revisa estos casos en orden: los dos primeros resuelven la mayoría.