Integración por correo

Cada Flow de Tavnit puede tener su propia dirección de bandeja. Cuando activas el disparador por email y envías un documento a esa dirección, Tavnit toma cada adjunto compatible, crea un Run de extracción independiente para cada uno y lo procesa exactamente igual que si lo hubieras subido en la app.

No hay nada que instalar ni nada que revise tu buzón: tú reenvías el correo a la dirección y Tavnit reacciona. Es el camino más corto entre “las facturas llegan por correo” y “las facturas llegan como filas estructuradas”, sin escribir código. Las Colecciones, los Splitters, los Pipelines, los Matchers y los Subjects también tienen su propia dirección.

• Reenviar facturas o recibos directamente desde tu bandeja de entrada
• Un buzón compartido de cuentas por pagar con una regla de reenvío automático
• Permitir que los proveedores envíen documentos sin darles acceso a Tavnit
• Extraer datos que vienen en el propio mensaje, como confirmaciones de pedido sin adjunto

El disparador viene apagado. Actívalo desde la página de detalle del Flow, copia la dirección que te asigna y envía un documento de prueba antes de configurar una regla de reenvío.

1. 1Ve a Flows y abre el Flow que debe recibir los documentos.
2. 2Abre el panel Disparador por Email y actívalo. Aparece la Dirección de Bandeja del Flow.
3. 3Haz clic en Copiar junto a la dirección. En el mismo panel puedes agregar Remitentes Permitidos o activar Procesar Cuerpo del Correo (ambos se explican más abajo).
4. 4Envía un PDF y revisa la página de Runs. Aparece un Run nuevo con el origen Correo Electrónico, y la dirección del remitente queda registrada en el Run.
5. 5Cuando funcione, crea la regla de reenvío en tu cliente de correo o buzón compartido.

Por defecto, cualquier remitente puede iniciar un Run enviando un correo a la dirección. Agrega direcciones en Remitentes Permitidos dentro del panel del disparador y solo se aceptarán esos remitentes; el correo de cualquier otra persona se descarta sin aviso.

• Cada entrada es una dirección de correo completa, no un dominio. La comparación ignora mayúsculas y nombres para mostrar.
• Deja la lista vacía para aceptar correos de cualquier remitente.
• La lista está disponible en el disparador por email de Flows, Colecciones, Splitters, Pipelines, Matchers y Subjects.
• Si reenvías desde un buzón compartido, el remitente que ve Tavnit suele ser el buzón que hace el reenvío, así que esa es la dirección que debes permitir.

Algunos datos nunca llegan como adjunto: una confirmación de pedido, un aviso de reserva, un proveedor que escribe las cantidades en el mensaje. Activa Procesar Cuerpo del Correo y Tavnit convierte el cuerpo del mensaje en un PDF y lo procesa como cualquier otro documento. Está disponible en Flows y Colecciones.

• El PDF del cuerpo aparece en la revisión como cualquier otro documento, y el Run queda marcado como proveniente del cuerpo del correo.
• Las cadenas de respuestas citadas y las firmas se eliminan cuando el proveedor de correo puede identificarlas.
• Las imágenes dentro del mensaje no se leen. Las imágenes insertadas en la firma no cuentan como adjuntos al decidir si se procesa el cuerpo.
• Un cuerpo casi sin texto (“ok”, “gracias”, un reenvío vacío) no se procesa.

El disparador por email no se limita a los Flows. Puedes apuntar una dirección a toda una etapa de clasificación, a un pipeline o a una comparación, en lugar de a un solo tipo de documento.

Los Flows, las Colecciones, los Splitters y los Subjects leen PDFs, imágenes comunes y hojas de cálculo. Los Pipelines y los Matchers solo leen PDFs e imágenes. Cualquier otro archivo del mensaje se omite sin afectar al resto: un archivo no compatible no impide que se procesen los demás adjuntos.

Un adjunto se omite en lugar de procesarse cuando se cumple alguna de estas condiciones:

El límite de tamaño de adjuntos de tu proveedor de correo se aplica antes de que Tavnit reciba el mensaje. Si un escaneo grande rebota al enviarlo, súbelo en la app o envíalo a la API REST.

Una hoja de cálculo adjunta se trata como un documento, no como una tabla para importar. Lo que pasa depende de a dónde la envíes.

Las hojas muy grandes se rechazan con un error. Para cargar una hoja de cálculo como filas estructuradas, usa una limpieza de un Cleaner.

A veces los servidores de correo entregan el mismo mensaje más de una vez, por ejemplo después de un tiempo de espera agotado. Tavnit reconoce un mensaje reentregado a la misma dirección y no lo vuelve a procesar, así que un reintento nunca genera Runs duplicados.

• Tavnit confirma la recepción del mensaje en segundos y procesa los adjuntos en segundo plano, así que puedes enviar un correo con muchos adjuntos sin problema.
• Si el procesamiento se interrumpe, continúa donde se quedó en lugar de empezar de nuevo.
• Un mensaje enviado a dos direcciones distintas de Tavnit se procesa una vez en cada dirección.
• Enviar el mismo archivo otra vez en un correo nuevo es un mensaje nuevo y se procesa de nuevo.

La Salida por Email es el camino de vuelta: cuando un Run termina con éxito, Tavnit envía el resultado a las direcciones que configures. Es independiente del disparador por email: puedes usar cualquiera de los dos por separado, o ambos para cerrar el ciclo de enviar y recibir.

1. 1Abre la página de detalle del Flow.
2. 2Abre el panel Salida por Email.
3. 3Agrega una o más Direcciones de Destinatarios.
4. 4Elige qué lleva cada mensaje en Adjuntos y guarda.

• El correo de salida solo se envía cuando el Run termina con éxito. Un Run fallido no envía nada.
• El asunto incluye el nombre del Flow más un detalle propio de cada Run, para que los clientes de correo no agrupen todos los Runs de un Flow en una sola conversación.
• Si el Flow tiene activada la Revisión Humana, el correo espera hasta que un revisor apruebe el Run.
• Para entregas entre sistemas, un webhook encaja mejor que el correo.

La configuración más común es un buzón compartido que ya recibe facturas de proveedores, reenviado a una Colección para que el formato de cada proveedor llegue al Flow correcto, con los resultados enviados por correo al equipo de finanzas y guardados en un Bucket.

1. 1Crea un Flow por cada tipo de documento que recibes, por ejemplo Facturas de proveedores y Guías de remisión, y dale a cada uno una descripción clara.
2. 2Pon ambos Flows en una Colección y activa el disparador por email de la Colección. Agrega el buzón compartido a Remitentes Permitidos.
3. 3En el buzón compartido, reenvía a la dirección de la Colección cualquier mensaje con adjunto que venga de los dominios de tus proveedores.
4. 4En cada Flow, activa la Salida por Email con el adjunto CSV para el equipo de finanzas, y agrega una exportación a Bucket para que los datos se acumulen en una sola tabla.
5. 5Agrega un Cleaner con una acción condicional que envíe a Revisión Humana todo lo que supere tu umbral de aprobación antes de entregarlo.

Nadie en finanzas tiene que abrir Tavnit. Las facturas llegan donde siempre, y los datos estructurados vuelven a la misma bandeja.

Como el correo entrante se acepta sin aviso, un documento que no aparece no deja ningún error en tu bandeja. Revisa esta lista en orden: la causa casi siempre es el interruptor del disparador, los Remitentes Permitidos, el tipo de adjunto o una regla de reenvío que elimina los adjuntos.