Subjects

Un Subject modela algo que tu empresa sigue y que está formado por varios documentos: una compra, un paciente, un embarque, un reclamo. Cada instancia es un expediente, y Tavnit archiva cada documento entrante en el expediente correcto y lo extrae con el Flow correcto.

Un Flow procesa un tipo de documento. Un Subject está un nivel más arriba: dice “una compra es una cotización, una orden de compra y una factura”, le da a cada compra una referencia como PT-0042 y reúne en una sola página los documentos, Runs y revisiones de esa compra.

• Varios documentos distintos pertenecen a la misma cosa del mundo real y quieres verlos juntos
• Los documentos llegan por correo a lo largo de días o semanas, y cada uno debe caer en el expediente correcto
• Quieres comparar o revisar los documentos de un mismo expediente: cotizaciones entre sí, una factura contra su orden
• Un socio o un Agente envía documentos que llevan tu número de referencia

1. 1Abre Subjects y haz clic en “Nuevo Subject”.
2. 2Responde “¿Qué compone cada caso?”: Desde tus flows (elige los documentos que componen un expediente: un tipo de documento por Flow), Desde un subject existente (duplica sus tipos de documento y revisiones) o Desde cero.
3. 3Dale un Nombre y un Prefijo de referencia de 1 a 8 letras o dígitos, como PT. Tavnit te avisa si otro Subject ya usa ese prefijo.
4. 4Si quieres, define la Etiqueta del expediente (singular y plural), por ejemplo “Compra” y “Compras”. Las páginas del Subject usarán entonces esas palabras en lugar del término genérico.
5. 5Haz clic en Crear y revisa la pestaña Document types.

Cada tipo de documento es un espacio en cada expediente, procesado por un Flow. Cuando un documento se archiva en ese espacio, Tavnit inicia un Run de ese Flow y sus resultados aparecen en el expediente.

Agrega un tipo desde la pestaña Document types con un Name (p. ej., “Cotización”) y un Flow. Algunas de estas pantallas todavía aparecen en inglés en la app, así que citamos los nombres tal como se muestran. Dos interruptores controlan cada tipo:

Un expediente se abre a mano, mediante la API o con un Agente. Su referencia se emite automáticamente a partir del prefijo y un contador: sin huecos y nunca reutilizada.

1. 1En el Subject, haz clic en New <etiqueta> (por ejemplo, “New compra”).
2. 2Escribe un nombre. Debe ser único dentro del Subject, porque un documento cuyo asunto de correo o nombre de archivo sea igual al nombre se archiva en este expediente.
3. 3Haz clic en Create. El expediente recibe la siguiente referencia, como PT-0043.

La página del expediente lo reúne todo:

• La referencia, el nombre, el estado de flujo de trabajo y el estado Open o Closed
• Sus documentos agrupados por tipo, cada uno con su estado de enrutamiento y un enlace Ver resultados al Run
• Una zona para subir documentos directamente al expediente (eliges el tipo de documento cuando el Subject tiene más de uno)
• Email this <etiqueta>: la dirección propia del expediente, cuando el correo de entrada está activo
• La sección de revisiones (Checks), con los Matches e inspecciones que ya se ejecutaron sobre el expediente

Archivar un documento en un expediente nunca usa IA. Tavnit busca la referencia del expediente y, si no la hay, un nombre de expediente exacto. Si ninguno da una respuesta única y clara, el documento queda retenido para una persona en lugar de adivinar.

Esto aplica a los documentos enviados al correo de entrada, subidos con Agregar docs en el Subject o enviados al Subject mediante la API.

Las referencias se leen con tolerancia: PT-0042, pt 42 y PT0042 significan todas el expediente 42. Tavnit revisa los lugares donde puede aparecer una referencia en orden de autoridad, y el primero que contiene una referencia decide:

• Una referencia que coincide con un expediente: el documento se archiva ahí.
• Dos referencias distintas en el mismo lugar: queda retenido como ambiguo.
• Una referencia que no coincide con ningún expediente: queda retenido; un número mal escrito nunca recurre a la coincidencia por nombre.
• Ninguna referencia: Tavnit compara el asunto del correo y el nombre del archivo (sin extensión) con los nombres de los expedientes, como valor completo, sin distinguir mayúsculas y sin espacios alrededor. Nunca una coincidencia parcial, nunca el cuerpo.

Una vez conocido el expediente, Tavnit elige el tipo de documento. Un Subject con un solo tipo no necesita decidir nada. Con varios tipos, un clasificador de IA lee la primera página y elige entre ellos: es el único paso con IA.

1. 1Abre la pestaña Email intake del Subject y activa el interruptor.
2. 2Copia la Intake address y reenvía documentos a ella, o dásela a tus proveedores y socios.
3. 3Si quieres, limita qué remitentes se aceptan con la lista de remitentes permitidos de esa misma pestaña.

Tres cosas llevan un adjunto recibido por correo a su expediente:

• Una referencia como PT-0042 en el asunto, el cuerpo o el nombre del archivo. Las respuestas conservan el asunto, así que todo el hilo sigue al expediente automáticamente.
• La dirección propia del expediente: la dirección de entrada con la referencia agregada como etiqueta +, p. ej. intake+PT-0042@…. Aparece en la página del expediente como Email this <etiqueta>.
• Un asunto de correo o un nombre de archivo exactamente igual al nombre de un expediente.

Cada adjunto se procesa por separado. Para los formatos de dirección y los tipos de adjunto que acepta Tavnit, consulta la integración por correo.

Todo lo que Tavnit no puede archivar con certeza llega a Held documents, con el motivo escrito debajo. Nada se procesa hasta que alguien decide.

Para cada documento retenido puedes:

• Assign: elige un expediente y un tipo de documento. Tavnit inicia el Run del Flow sobre el archivo guardado, sin volver a subirlo. Se permite asignarlo a un expediente cerrado, porque una persona lo eligió de forma explícita.
• New <etiqueta> from doc: abre un expediente nuevo y archiva el documento en él en un solo paso.
• Discard: descártalo.

Un archivo que Tavnit no puede procesar en absoluto (un tipo no admitido o un archivo inválido) aparece como Failed en lugar de Held. Los estados de un documento son Queued, Routing, Routed, Held, Failed y Discarded.

Haz clic en Close en un expediente cuando esté completo. A partir de ese momento, los documentos que se enrutan a él automáticamente quedan retenidos en lugar de archivarse, así que una respuesta tardía no puede reabrir un trabajo terminado por accidente. La página indica que el expediente está cerrado y se ocultan las subidas desde esa página.

Reopen restablece la entrada automática. Cerrar siempre se puede deshacer.

Vincula Matchers e Inspectores al Subject una sola vez y ejecútalos en cualquier expediente desde su página. Trabajan sobre los Runs completados del expediente: no se vuelve a subir ni a extraer nada.

Haz clic en Run junto a la revisión. El resultado aparece en el expediente con su estado y, en las inspecciones, el veredicto; ábrelo para ver la comparación o la lista de verificación completa.

Un Agente puede archivar lo que recopila directamente en un Subject. En la configuración de entrega del Agente, elige el Subject, el campo que da el Nombre del caso, qué archivos capturados se archivan como qué tipo de documento (Archivar los documentos capturados como), los campos opcionales para Guardar como parámetros del caso y qué hacer Si el caso ya existe: Omitir o Agregar los documentos faltantes.

Los expedientes se buscan por nombre, así que volver a ejecutar el Agente nunca crea un duplicado. Los documentos archivados así muestran un enlace Agente al Run del Agente.

Los endpoints de Subjects usan el mismo encabezado X-API-Key que el resto de la API REST:

• Los Administradores y Propietarios crean Subjects y vinculan Matchers e Inspectores. Quien creó un Subject también puede editarlo o eliminarlo.
• Todos los miembros excepto los usuarios Solo HITL trabajan con expedientes: los abren, suben documentos, clasifican los retenidos, cambian el estado, cierran, reabren y ejecutan revisiones.

Un Subject se puede desactivar en lugar de eliminarlo: deja de aceptar documentos y expedientes nuevos, y Reactivar lo recupera. Consulta los roles de usuario.

Los motivos de retención aparecen en inglés, tal como los muestra la app: