Llenado automático de formularios PDF
Tavnit llena formularios PDF rellenables con datos extraídos de varios documentos fuente a la vez. Una declaración puede completarse a partir de una factura, una lista de empaque y un conocimiento de embarque en una sola pasada, con una persona que aprueba los valores antes de emitir el PDF llenado.
Por qué duele
Una parte sorprendente del trabajo de oficina consiste en copiar valores de documentos que recibiste a un formulario que alguien más exige. Declaraciones aduaneras, formularios de seguros, solicitudes de subsidios, reportes regulatorios — la información ya existe, repartida en tres o cuatro PDFs, y una persona la traslada a mano.
Y es justo donde los errores se perdonan menos. Un error de transcripción en un formulario que va a una autoridad es un rechazo o una multa, no una corrección interna.
Qué se extrae
| Campo | Por qué requiere cuidado |
|---|---|
| Conjunto de documentos fuente | Un espacio por cada Flow fuente. El formulario se llena cuando cada espacio requerido tiene un Run completado. |
| Mapeo de campos | Qué campo extraído llena qué campo del PDF. Se configura una vez por plantilla y se reutiliza cada vez. |
| Salidas de Cleaners como fuente | Un valor mapeado puede venir de un Cleaner en lugar de la extracción cruda, para que valores convertidos o calculados lleguen al formulario. |
| Campos de llenado humano | Valores que nadie extrae — un número de referencia, un firmante — que se completan al momento de aprobar. |
| Varias plantillas | Un mismo conjunto de documentos fuente puede llenar varios formularios distintos en la misma pasada. |
Dónde se complica
Los datos están repartidos en varios documentos, no en uno
Por eso las herramientas genéricas de documentos no resuelven el llenado de formularios: extraen de un archivo a la vez. El llenado toma un Run por cada Flow fuente y completa el formulario con todos juntos, así los pesos de la lista de empaque y los valores de la factura llegan a la misma salida.
Los documentos llegan en el orden en que llegan
Rara vez recibes el juego completo de una vez. Un llenado queda abierto, acumulando Runs a medida que llegan los documentos, y se dispara cuando cada espacio requerido está cubierto. Los archivos subidos sin indicar a qué espacio pertenecen se clasifican y enrutan automáticamente, y lo que no coincida con ninguno se puede asignar a mano.
Algunos campos nunca están en los documentos fuente
Todo formulario real tiene valores que no existen en ningún documento previo — una referencia interna, el nombre del declarante, un bloque de firma. Esos son campos de llenado humano, que se completan en el paso de aprobación, que además es el punto natural para corregir cualquier cosa que la extracción haya captado mal antes de emitir el PDF.
Cómo lo resuelve el proceso
- Flows — Un Flow por cada tipo de documento fuente; el formulario toma datos de todos a la vez.
- Cleaners — Convierte y calcula valores para que lo que llega al formulario ya esté en la unidad o el formato requerido.
- Revisión humana — Aprobación antes de emitir, con las correcciones y los campos de llenado humano capturados en el mismo paso.
- Correo electrónico — Los documentos fuente reenviados a una dirección alimentan el llenado sin que nadie abra la aplicación.
La documentación técnica enlazada está en inglés.
Preguntas frecuentes
- ¿Se puede llenar un formulario a partir de varios documentos?
- Sí. Cada tipo de documento fuente tiene su propio espacio, y el formulario se completa con todos juntos — que es el caso normal en declaraciones y reclamos.
- ¿Qué pasa con los campos que no están en ningún documento?
- Son campos de llenado humano: se ingresan en el paso de aprobación junto con cualquier corrección, así el PDF final se revisa antes de emitirse.
- ¿Un mismo juego de documentos puede llenar más de un formulario?
- Sí. Una configuración puede tener varias plantillas, y todas se llenan a partir del mismo conjunto de Runs en una sola pasada.
Otros tipos de documento
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