Finanzas y colaboradores
Procesamiento de recibos e informes de gastos
Tavnit lee recibos — incluso arrugados y fotografiados con mala luz — y devuelve comercio, fecha, importe, impuesto y categoría como campos tipificados. Los gastos llegan categorizados y verificables, así que aprobar un informe de gastos es una revisión y no un trabajo de transcripción.
Por qué duele
El procesamiento de gastos falla por los dos extremos. Los colaboradores postergan el envío porque llenar el formulario es tedioso, y luego finanzas vuelve a tipear lo enviado porque el formulario se llenó de forma inconsistente. Los reembolsos se atrasan, y nadie disfruta ninguna parte del proceso.
Los recibos son además los documentos de peor calidad que procesa la mayoría de las empresas: papel térmico desteñido, fotografiado en ángulo, doblado, a veces parcialmente en otro idioma.
Qué se extrae
| Campo | Por qué requiere cuidado |
|---|---|
| Nombre del comercio | Muchas veces es un logo estilizado y no texto — uno de los campos más difíciles de un recibo. |
| Fecha y hora de la transacción | La hora importa más de lo que la gente espera para viáticos y para detectar duplicados. |
| Total, impuesto y propina | Separar el impuesto (ITBMS o IVA) importa para el crédito fiscal; separar la propina importa para la política de gastos. |
| Método de pago y últimos cuatro dígitos | Lo que permite conciliar contra el estado de cuenta de la tarjeta de forma automática. |
| Categoría del gasto | Mejor que la infiera un Cleaner de categoría con IA a partir del comercio y las líneas, en vez de pedírsela al colaborador. |
| Moneda | Los gastos de viaje llegan en la moneda en que se gastó; la conversión va dentro del proceso. |
Dónde se complica
La calidad de los recibos es realmente mala
Papel térmico desteñido, reflejos, dobleces y ángulos son la norma, no la excepción. La extracción resuelve la mayoría, pero este es un tipo de documento donde la revisión condicional se gana su lugar: marca los importes de baja confianza o fuera de política para una persona y deja pasar los limpios.
La categorización es el verdadero trabajo
Leer el total es fácil. Decidir si un cargo de restaurante es atención a clientes o una comida de equipo es la parte que consume el tiempo de finanzas. Un Cleaner de categoría con IA asigna una categoría a partir del comercio y las líneas, así que el colaborador no adivina y finanzas corrige en vez de clasificar.
Los duplicados son comunes y caros
El mismo recibo enviado dos veces — una vez fotografiado, otra como PDF del comercio — es una fuente rutinaria de sobre-reembolso. Extraer comercio, importe exacto y hora te da lo suficiente para detectarlo en el Bucket en vez de descubrirlo en una auditoría.
Cómo lo resuelve el proceso
- Correo electrónico — Los colaboradores reenvían los recibos a una dirección en vez de aprender una aplicación. Los recibos digitales se pueden reenviar automáticamente al llegar.
- Cleaners — Asigna una categoría con IA, convierte moneda extranjera y estandariza los nombres de los comercios.
- Revisión humana — Revisión condicional — solo los gastos por encima de un umbral o fuera de política llegan a un aprobador.
- Buckets — Los gastos como una tabla que puedes agrupar, graficar y revisar en busca de duplicados antes de pagar.
La documentación técnica enlazada está en inglés.
Preguntas frecuentes
- ¿Puede leer la foto de un recibo arrugado?
- Normalmente sí. Fotos, papel térmico desteñido y recibos doblados pasan por OCR, aunque la calidad marca el techo — y por eso existe la revisión condicional para los casos en que el proceso tiene menos certeza.
- ¿Los gastos se pueden categorizar automáticamente?
- Sí. Un Cleaner de categoría con IA asigna una categoría a partir del comercio y las líneas, así que finanzas corrige el caso excepcional en vez de clasificar todo.
- ¿Qué pasa con la moneda extranjera en los gastos de viaje?
- La moneda es un campo extraído propio, y un Cleaner de conversión puede reexpresar los importes en tu moneda de reporte durante el procesamiento.
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